Contexte du projet
Solenne et son équipe accompagnent les organisations dans leur transformation par la facilitation et la conduite du changement. Après une phase de forte croissance, leur structure faisait face à un défi classique mais critique : l’explosion des outils et la saturation de la charge mentale.
👀 La situation de départ
Leur organisation reposait sur Trello, à bout de souffle, complété par une multiplication d’outils pour essayer de garder une vision globale. Résultat :
⚡ Une dispersion permanente des informations
⚡ Solenne devenue le hub humain de l’entreprise (tout passe par elle)
⚡ Un temps considérable passé à faire circuler l’info et assurer le suivi
⚡ Une vision floue du plan de charge et des priorités
⚡ Des difficultés à anticiper avec la croissance de l’équipe et des projets
🎯 Les objectifs du projet
Solenne cherchait à :
- Retrouver de la clarté dans l’organisation de l’équipe
- Gagner en efficacité et en qualité de suivi
- Mieux visualiser le plan de charge pour anticiper et répartir
- Centraliser tous les projets dans un seul espace collaboratif
- Poser les process et assurer le suivi Qualiopi
- Préparer la structure à accueillir une croissance d’activité et de nouvelles recrues
🤜 Solutions apportées
Un système Notion centralisé, pensé pour l’équipe
Plutôt que de multiplier les outils, on a tout regroupé dans un seul espace pour toute l’activité de La Facilitation.
Ce qui a été mis en place :
1. Portefeuille de projets complet
Un espace unique pour suivre tous les types de projets :
- Formations
- Accompagnements clients
- Événements
- Projets internes
- Développement futur
2. CRM & suivi financier
Un CRM relié au suivi financier, pour garder le cap sur l’activité commerciale et la santé de l’entreprise.
3. Vues de plan de charge
Des vues par personne, par période et par priorité pour :
- Anticiper les semaines et mois à venir
- Répartir les tâches de façon équilibrée
- Arbitrer plus facilement
4. Base de process & suivi Qualiopi
Un wiki vivant pour documenter les pratiques de l’équipe et répondre aux exigences de la certification Qualiopi.
Une pédagogie de l’autonomie
L’accompagnement a été pensé pour que l’équipe devienne autonome sur l’espace Notion :
- Vidéos tutos courtes et réutilisables qu’on peut regarder à l’infini.
- Structure pédagogique progressive pour faciliter la prise en main
- Des échanges suite à l’implémentation du projet pour ajuster et répondre aux questions suite à la formation
Les résultats : Une capacité de scale immédiate
✅ Centralisation réussie : passage d’une mosaïque d’outils à un système Notion unique, partagé et collaboratif
✅ Meilleur suivi des dossiers : qualité rendue aux clients plus homogène et traçable (y compris suivi Qualiopi)
✅ Visibilité claire : plan de charge visible par personne et par semaine, anticipation facilitée
✅ Réunions plus efficaces : tout est dans Notion. Moins de redites, décisions plus rapides.
✅ Autonomie retrouvée : Solenne n’est plus le « hub » de l’entreprise, chacun suit ses tâches et anticipe son propre plan de charge
✅ Structure scalable : l’équipe est outillée pour accueillir des pics d’activité et de nouvelles recrues sans friction
Mais encore :
Allègement de la charge mentale +++ : « Je ne suis plus le hub de l’entreprise »
Sérénité et anticipation : « On arrive clairement mieux à avoir une visibilité plus sereine sur le plan de charge sur les semaines/mois à venir. »
Prêt à grandir : « Maintenant, on est outillées pour accueillir à bras ouverts un accroissement d’activités et des nouvelles personnes dans l’équipe. »
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Solenne Darrestieu Muret- Co fondatrice de La Facilitation – Organisme de formation certifié Qualiopi – Formations de facilitation.
⭐⭐⭐⭐⭐
« Elise est d’une aide précieuse pour structurer et construire une interface au service de l’équipe, de ses objectifs et de son fonctionnement, le tout dans un temps très réactif. En plus d’un espace sur-mesure, sa pédagogie, sa patience et son écoute m’ont permis d’être désormais autonome sur Notion. Une vraie plus-value. Elise, c’est la mère Noël, on peut lui faire notre liste et si on est sage… 😇🥳 »
