Contexte du projet
Joanny et son associé ont lancé Sequance, une agence d’automatisation et d’IA. En pleine phase d’accélération, l’équipe se retrouve face à un défi important : absorber plus de 40 clients en simultané sans perdre le contrôle opérationnel ni dégrader l’expérience client (au contraire : l’améliorer ».
👀 La situation de départ
Leur organisation reposait sur plusieurs outils en silo (1 outil par besoin), ce qui créait plusieurs problèmes :
⚡ Une image peu premium avec des outils classiques type Trello ou Drive
⚡ Des informations éparpillées entre les différents outils
⚡ Des process non standardisés pour l’onboarding et le suivi client
⚡ Une montée en charge risquée : risque d’oublis, image non professionnelle, livraison non standardisée
⚡ Beaucoup de temps pour onboarder un seul nouveau client
🎯 Les objectifs du projet
Sequance cherchait à :
- Monter en charge rapidement sans perdre le contrôle opérationnel
- Centraliser toutes les opérations : pipeline commercial, suivi des leads, accès clients, calendrier éditorial, facturation
- Dupliquer facilement le système pour chaque nouveau client sans y passer du temps
- Offrir une expérience premium et professionnelle aux clients
- Gagner en productivité et réduire le nombre d’outils utilisés
🤜 Solutions apportées
Un OS Notion centralisé pour toute l’agence
Plutôt que de jongler entre plusieurs outils, on a regroupé toutes les opérations de A à Z dans Notion.
Ce qui a été mis en place :
1️⃣ Portails clients duplicables
Des espaces clients complètement standardisés qui se dupliquent en quelques secondes pour onboarder rapidement les clients.
Chaque portail contient :
- Ressources vidéo
- État d’avancement du projet
- Factures centralisées
- Accès aux livrables
- Documents à pré remplir par le client en autonomie pour éviter les aller/retours.
2️⃣ Pipeline commercial automatisé
Un suivi du pipeline avec :
- Des rappels automatiques pour ne rien oublier
- Une vision claire de l’avancement de chaque opportunité
- Un suivi des leads actionnable
3️⃣ Lancement de projets automatisé
Des templates de projets avec des tâches automatisées pour être sûr de ne rien oublier à chaque livraison.
Différentes vues des tâches pour avoir une vue opérationnelle sur l’avancement et sur le plan de charge de chacun.
4️⃣ Tracking d’OKR
Un suivi des objectifs pour garder le cap et mesurer la progression.
5️⃣ Calendrier de contenus
Un espace pour rédiger et planifier l’acquisition de clients via les contenus et avoir un suivi collaboratif avec les autres membres de l’équipe.
6️⃣ Suivi financier
Un suivi des finances pour assurer une traçabilité des paiements et de la facturation.
7️⃣ Un design premium qui porte l’image de marque
Au-delà de la structure, un gros travail a été fait sur l’UX et le graphisme pour :
- Donner envie de travailler dans l’outil au quotidien
- Renvoyer une image professionnelle et premium aux clients
- Se démarquer des outils classiques
🎁 Des automatisations Make pour gagner du temps
Des automatisations ont été mises en place (par Sequance) sur les processus clés comme la facturation pour réduire la saisie manuelle.
Les résultats : Une capacité de scale immédiate
✅ 40 clients absorbés en quelques semaines grâce à un système clair, duplicable et prêt à l’emploi
✅ Onboarding express : ouverture d’un nouveau client en quelques secondes grâce aux templates
✅ Gains de temps significatifs via les automatisations internes et externes (Make)
✅ Expérience haut de gamme : une image professionnelle cohérente avec le positionnement de l’agence, loin des tableurs et outils classiques
✅ Portails clients premium : chaque client dispose d’un espace personnalisé avec ressources, avancement et factures
✅ Moins d’éparpillement : toute la gestion de la boîte sur le même outil
Mais encore :
Clarté et pilotage : Vision globale des opérations qui permet de prendre des décisions plus rapidement.
Productivité accrue : Les opérations répétitives sont automatisées, la saisie manuelle est réduite au minimum.
Crédibilité instantanée : La qualité perçue du système devient un argument commercial et renforce la proposition de valeur premium.
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Joanny Thevenin – Dirigeant de l’Agence d’automatisations et d’IA Sequance
⭐⭐⭐⭐⭐
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