Tu ouvres ton ordi le matin et tu ne sais plus trop par où commencer. Il y en a de partout.
10 messages Slack en attente, trois docs Google ouverts la veille (mais plus sûr.e duquel est à jour), des tâches dans ta to-do (sur un post-it ? un carnet ? trello ?), et un coup d’œil au CRM (mais impossible de savoir qui il faut relancer).
Bref : ça part un peu dans tous les sens. Et ça, c’est pas juste un problème de productivité.
C’est un vrai frein à la croissance. Parce que quand tout est éclaté tu prends plus de décisions à l’instinct qu’avec de la vraie visibilité. Et dans la durée ça finit par se voir. Et se sentir.
D’où l’intérêt de tout centraliser. Et pas besoin de tout plaquer pour un ERP en mode boîte du CAC 40 : une solution simple et flexible comme Notion peut déjà faire beaucoup de bien.
Je te montre ici 5 clés concrètes pour reprendre la main sur ton organisation, poser les fondations d’un système centralisé et arrêter d’accumuler une charge mentale que tu devrais pas porter.
Pourquoi la dispersion ralentit ta croissance
Quand on parle de dispersion, on ne parle pas que d’avoir trop d’outils. On parle de perdre de l’énergie à retrouver les infos dont tu as besoin à chaque réunion/chaque chose à faire. Et ça, c’est usant.
Des outils partout, l’info nulle part
T’as peut-être un Notion, un Google Drive, un Airtable, un Trello (ou autre) et pourtant, quand il faut retrouver la bonne version d’un document ça te prend 10 minutes (et 3 onglets).
Résultat : tout le monde recopie, reformule, ou attend que toi tu aies « le bon lien ».
Spoiler : c’est toi le goulot d’étranglement. 😅
Zéro vision globale, tout repose sur toi
Si t’es le seul ou la seule à vraiment savoir où en est chaque projet, chaque avancement d’objectif, chaque process, c’est pas un signe d’implication.
C’est un signe que le système ne tient que parce que tu fais tampon entre les morceaux.
Et si demain tu lèves le pied (ou juste que tu veux prendre une semaine de vacances pepouze) ⇒ Rien ne tient.
Conseil n°1 : Crée un « hub » central (et commence tout doux)
Le piège, c’est de vouloir tout centraliser d’un coup.
En réalité, tu peux commencer avec 3 pages dans Notion et déjà changer ton quotidien.
Voici une structure de base qui fonctionne pour 80 % des PME pour le début du début :
- Une page avec ta « Vision & les Objectifs » → pour que tout le monde sache où vous allez.
- Une page avec tes « Projets et tâches en cours » → une vue claire sur l’avancement réel.
- Une page « Réunions » → pour documenter et avoir un historique des dernières mises à jour/ décisions importantes.
L’idée, c’est que ce soit l’endroit où on va chercher l’info, pas un truc en plus.
Et surtout : pense « référentiel ». Quand une info change, c’est là que tu la mets à jour. Pas ailleurs.
Après tu agrémentera ce qu’il faut pour le reste de ta chaîne de valeur : Marketing, Commerce etc.
Conseil n°2 : Structure tes process (pour arrêter de les réinventer)
Tu connais le syndrome du « mais je crois que c’est pas comme ça qu’on fait d’habitude si ? »
C’est le résultat d’un manque de clarté sur les process. Ce qui se passe c’est que tu réinvente la roue à chaque fois que tu fais un truc.
Dans Notion, tu peux créer :
- Des bases de données de process (ex: onboarding client, gestion d’incident)
- Des templates prêts à dupliquer à chaque nouvelle mission
- Des checklists partagées pour valider le standard de livraison.
C’est pas que pour les grosses boîtes. C’est pour toute PME qui veut arrêter de dépendre d’un seul cerveau.
Tu veux un bon point de départ ? Documente le process que tu expliques le plus souvent à ton équipe. Celui où tu répètes les mêmes phrases toutes les semaines. Voilà, c’est celui-là.
Tu peux retrouver la matrice que j’utilise pour connaître les 3 process à documenter en priorité dans ton activité. Tu auras les 5 étapes pour transformer ton business en système qui tourne (sans toi).
Conseil n°3 : Suis tes indicateurs sans ouvrir 15 fichiers
Un tableau de bord, ce n’est pas réservé à la finance. C’est ton cockpit de dirigeant.e. Et si tu dois attendre le reporting du lundi pour savoir où vous en êtes c’est que t’es déjà en retard.
Dans Notion, tu peux :
- Créer une page « Pilotage »
- Afficher les KPIs clés, les projets bloquants, les tâches urgentes
- Filtrer par équipe, projet, priorité
👉 Limite-toi à 5 indicateurs. Les bons.
Parce que suivre trop de chiffres, c’est comme n’en suivre aucun.
Le process c’est : Avant de démarrer un projet, “c’est quoi les indicateurs critiques” ⇒ documenter ⇒ surveiller ⇒ prendre des décisions. TERMINÉ. Va pas chercher plus loin.
Conseil n°4 : Partage mieux pour collaborer plus vite
On l’oublie souvent, mais une bonne centralisation c’est aussi une meilleure communication.
Si tu dois forwarder un mail à chaque fois qu’un.e collègue te pose une question, c’est que t’as pas encore de vrai « système ».
Avec Notion :
- Chaque projet a sa page dédiée (objectifs, docs, étapes, contacts)
- Chacun peut commenter, taguer, poser une question dans le bon contexte
- Tout est visible, traçable, réutilisable AU MÊME ENDROIT.
En gros tu réduis les frictions, les « je croyais que… » et les « tu me l’avais pas dit ».
L’information est accessible et documenté.
Conseil n°5 : Centraliser ≠ figer
C’est peut-être le point le plus important : centraliser c’est pas verrouiller ni rigidifier.
Tu peux (et tu dois) adapter ton système au fil de l’eau :
- Automatiser des tâches simples (avec Zapier ou Make)
- Ajouter des vues spécifiques pour chaque rôle
- Réorganiser les infos quand l’équipe évolue
Le but, c’est pas de créer une usine à gaz. C’est de construire un système qui bouge avec toi, pas qui t’enferme dans un truc ultra rigide.
Conclusion
Tu n’as pas besoin d’un truc énorme. Tu as besoin de poser les premières briques d’un système centralisé, qui bouge avec toi, sans te prendre la tête.
Parce qu’à force de tout porter tu deviens le point de blocage de ta boîte.
Et ça, c’est ni tenable, ni scalable.
Avec Notion, tu peux déjà :
- Clarifier qui fait quoi
- Suivre les projets sans stress
- Prendre du recul sans te déconnecter
- Et surtout : arrêter de courir partout
Commence petit. Genre, vraiment petit. Mais commence.
